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Informatique et Internet

La numérisation des fiches de paie : une démarche intéressante

De nombreuses entreprises se tournent aujourd’hui vers la digitalisation des processus métier afin d’alléger et de simplifier certaines tâches chronophages et fastidieuses telles que la facturation. D’ailleurs, le recours au bulletin de paie dématérialisé comporte différents avantages et s’avère être une solution judicieuse tant pour les employeurs que les salariés.

En quoi consiste la digitalisation des bulletins de salaire ?

Il s’agit d’une démarche visant à transformer les fiches de salaire en format numérique. Les documents sont ainsi numérisés et stockés dans une base de données sécurisée. Le bulletin de paie dématérialisé a été rendu légal en 2009 autorisant un employeur à remettre au salarié sa fiche de paie sous forme électronique suite à son approbation.

Dans le contraire, l’entreprise sera tenue de fournir à son employé un dossier imprimé. Ce dernier aura également accès à ses fiches de paie depuis un espace personnel sécurisé. Il en est de même pour l’employeur qui pourra accéder à l’ensemble des documents numériques relatifs à la paie.

Pour la réalisation de ces tâches notamment la gestion de la paie, l’entreprise peut embaucher du personnel en interne ou bien faire appel à un prestataire en sous-traitance. Dans ce sens, externaliser le service de comptabilité constitue une option nettement plus avantageuse que ce soit en termes d’efficacité, de fiabilité, de rapidité et de flexibilité. Quoi qu’il en soit, la digitalisation se présente comme une solution efficace et économique pour optimiser la fonction RH.

Les avantages de la numérisation des fiches de paie

Il n’est pas étonnant si la plupart des entreprises ont basculé vers la numérisation des fiches de paie du fait des nombreuses opportunités qu’elles peuvent en bénéficier : gain de temps, marge d’erreur réduite et moins de charges financières (sans frais d’impression, de stockage, de mise sous pli, etc.).

Comme il peut être difficile et coûteux d’aménager un espace pour l’archivage de ces documents, les bulletins de salaire dématérialisés constituent également une option plus pratique et plus économique pour les entreprises. Quant aux salariés, ils ne risquent pas non plus de perdre leur fiche de paie, car elles seront disponibles et accessibles à tout moment via Internet. Enfin, adopter une solution numérique contribue à la préservation de l’environnement en évitant l’utilisation de papiers, d’enveloppes ou encore d’encres.

Par ailleurs, dans un milieu professionnel marqué par les évolutions technologiques avec des outils et des méthodes toujours plus innovants, il devient évident pour les entreprises de tout secteur de tendre vers la digitalisation des processus métier.

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