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Comment recevoir une lettre recommandée électronique ?

Comment recevoir une lettre recommandée électronique ?
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Un mail vient d’atterrir dans votre boîte de réception, vous informant que vous avez une lettre recommandée électronique en attente ? Vous souhaitez savoir comment réagir à ce nouveau procédé de recommandé en ligne ? Quelles sont les étapes à suivre ? Voici nos conseils pour vous aider à bien réceptionner vos recommandés électroniques ou pour augmenter votre taux de réception.

 

Lettre recommandée électronique : la réception 

À la réception de la notification l’informant qu’il a une lettre recommandée, le destinataire a trois choix devant lui : il peut ignorer, accepter ou refuser ce courrier. Sauf que comme toutes lettres recommandées, l’identité de l’expéditeur ainsi que l’objet et le contenu de la lettre ne lui seront pas révélés avant son acceptation du courrier électronique. Pour les sites experts dans l’acheminement de lettre recommandée électronique, la réception d’un recommandé peut se faire rapidement :

 

  • L’émetteur remplit les informations relatives à son courrier et à son destinataire ;
  • L’opérateur de service informe le destinataire de la volonté d’envoi d’un recommandé ;
  • Le destinataire accepte et choisit le format de réception qu’il souhaite ;
  • L’opérateur de service achemine le recommandé sous la forme choisie (papier ou électronique) ;
  • Le destinataire réceptionne son courrier et l’émetteur reçoit les preuves d’envoi.

 

Ces énumérations restent illustratives, mais vous pouvez avoir plus de détails sur l’acheminement d’une lettre recommandée électronique.

 

Les étapes pour recevoir une lettre recommandée électronique 

Les points suivants sont des astuces qui peuvent vous aider à améliorer le taux de réception de vos lettres recommandées en ligne.

 

Renseignez les coordonnées du destinataire

Pour que votre destinataire puisse aisément s’identifier et réceptionner son courrier électronique, assurez-vous que les informations le concernant (nom, prénom, adresse email) soient correctes. Rappelez-vous que si l’adresse email est fausse, la notification ne pourra pas se faire et votre lettre recommandée électronique ne passera pas non plus.

 

Prévenez votre destinataire de votre intention d’envoi

Avant l’envoi d’un recommandé par voie électronique à un destinataire non professionnel, il est obligatoire d’avoir son acceptation sur tout support prouvable. Ainsi, il est souhaitable de l’informer au préalable à propos de l’envoi. De cette façon, la notification et la lettre recommandée électronique ne seront pas une surprise pour lui.

 

Informez votre destinataire sur le mode de réception

Anticipez l’envoi et n’hésitez pas à indiquer à votre destinataire que pour pouvoir réceptionner sa lettre recommandée électronique, il faudra qu’il effectue une vérification d’identité. Il pourra le faire à partir de son smartphone, son ordinateur ou sa tablette. Il aura besoin d’une pièce d’identité en cours de validité (CNI, titre de séjour ou passeport) et d’une connexion Internet.

 

Utilisez l’option de « Pré-notification »

Certains sites disposent de cette option et d’autres non. Elle consiste toutefois à rassurer votre destinataire dans le cas des lettres recommandées électroniques qualifiées eIDAS. Si vous optez pour cette option, un mail de pré-notification sera envoyé à votre destinataire pour ne pas le brusquer à l’ouverture de la lettre recommandée.

 

Invitez votre destinataire à s’inscrire sur la même plateforme que vous

Si vos correspondances entrent dans le cadre d’une relation commerciale, et que vous savez que vous serez amené à échanger plusieurs lettres recommandées électroniques, encouragez votre destinataire à s’inscrire sur la même plateforme que vous.

 

La réception représente une étape cruciale dans les échanges administratifs, il est donc important de s’assurer que vos correspondants réceptionnent vos courriers comme il se doit. Pour de plus amples informations sur l’usage et la valeur juridique de la lettre recommandée électronique, vous pouvez visiter ce site.

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